MS Access. Принципиальная

схема работы.

Приложение MS Access – это настольная система управления реляционными базами данных;

набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и

расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы,

отчеты, макросы и модули.

Основные операции

1.Проектирование базовых объектов ИС (таблиц).

2.Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и

каскадного удаления записей.

3.Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием

различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики (для

фильтрации данных)

4.Создание, модификация и использование произвольных объектов ИС.

Объекты MS Access

•

Таблицы – основные объекты БД для хранения данных.

•Запросы – это специальные структуры для обработки БД. С их помощью данные упорядочивают,

фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.

•Формы – это объекты, с помощью которых в БД вводят новые данные или просматривают имеющие.

•Отчеты – это формы «наоборот». С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном

виде.

•Макросы – это макрокоманды для группировки нескольких команд.

•Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic для расширения

возможности системы.

Схема работы с MS Access

Пуск

Программы

MS Access

<MS Access>

Создать БД

Открыть БД

Новая БД

Файл новой БД

<БД>

(Задать имя и

адрес БД.)

(Выбор объекта и

режима

создания)

Мастера,

страницы и

проекты БД.

<Создание>

БД (выбор)

Общие

Задача:

Создать базу данных в папке своего класса под именем «Товар».

1.В режиме конструктора ввести имена полей, их тип (раскрывающийся список) и свойства:

- Номер (заказа), код клиента и код продукта – числовой (целое число);

- количество – числовой (с плавающей точкой);

- дата поставки – дата/время (краткий формат даты).

2. Определить ключевое поле (номер заказа).

3.В режиме таблицы (переход через меню «Вид») назвать «Заказы» и заполнить данными.

Создание форм и таблиц

Задача:

Создать таблицу «Заказы» базы данных «Товар» и форму для нее.

1.В режиме конструктора ввести имена полей, их тип (раскрывающийся список) и свойства:

- Номер (заказа), код клиента и код продукта – числовой (целое число);

- количество – числовой (с плавающей точкой);

- дата поставки – дата/время (краткий формат даты).

2. Определить ключевое поле (номер заказа).

3.В режиме таблицы (переход через меню «Вид») назвать «Заказы» и заполнить данными.

Создать форму для таблицы «Заказы»

1.Выбрать объект «Формы»

2.Создание формы в режиме конструктора

3.Кн. на панели «Создать»

4.Выбрать «Мастера форм» и таблицу «Заказы»

5.Выбрать необходимые поля (все), внешний вид,

стиль, имя «Заказы»

Создать таблицы «Клиенты» и «Продукты»

Применение фильтра

а) по выделенному

Задача 1: В таблице «Заказы» отфильтровать все записи под номером заказа 7220.

1.Выделить номер заказа 7220.

2.Нажать кн. «Фильтр по выделенному»

3.Чтобы вернуться к таблице, нажать на кн. «Удалить фильтр»

Задача 2: Самостоятельно отфильтровать все заказы

а) клиента под кодом 20;

б) прошедшие 19.08.97.

б) с помощью изменения фильтра.

Задача 1: В таблице «Заказы» отфильтровать все записи под номером заказа 7220.

1.Нажать на кн. «Изменить фильтр».

2.Поставить курсор в нужное поле и в раскрывающемся списке найти нужное условие.

3.Нажать кн. «Применить фильтр».

Задача 2: Самостоятельно отфильтровать все заказы

а) клиента под кодом 20;

б) прошедшие 19.08.97.

Фильтры применяются и при работе с формами.

Задача 1: Определить наименование и адрес клиента, заказавшего торт «Птичье молоко»

1.Открыть форму «Продукты» и посмотреть код торта.

2.В таблице «Заказы» отфильтровать заказы с этим продуктом.

3.В форме «Клиенты» с помощью фильтра (применить) определить наименование и адрес клиента по

коду в таблице «Заказы».

Задача 2: Проделать самостоятельно то же самое для конфет «Южная ночь»

Создание связей между

таблицами

Задача: Создать связи между таблицами

1.Нажать кнопку «Схема данных»

2.Выделить и добавить необходимую таблицу.

3.Установить необходимые флажки и нажать

кнопку «Создать»

Создание запросов

Запросы – это объекты Access, которые позволяют выбирать необходимую информацию из

таблиц и представлять ее в табличном виде.

Используя запросы можно:

•Выбирать данные по нужным критериям;

•Группировать данные и получать итоговые значения полей по группам, например, Sum, Max, Min и т.д.

•Получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Запрос на выборку с помощью мастера

Задача: Определить реализацию каждого продукта1.Выбрать объект «Запросы»

2.Кн. «Создать» → простой запрос

3.Выбрать необходимые поля из таблиц

(из таблицы «продукты» - поле «название продукта», из таблицы «заказы» - количество»)

4.Выбрать подробный или итоговый отчет (итоговый)

5.Нажать кн. «Итоги» и выбрать нужные поля для добавления вычислений (Sum)

6.Задать имя (количество проданных продуктов)

7.Готово

Задача: Создать с помощью мастера запрос-

выборкуОпределить в какой день, какой продукт и в каком количестве был продан, а также количество

заказов.

Запрос - повторяющиеся записи

(для отыскания

повторяющихся записей в простой таблице или запросе)

Задача: Найти дни, в которых было произведено более одного заказа на продукты, определить

какие продукты были проданы (код) и в каком количестве.

Запросы → создать → повторяющиеся записи → выбор таблицы или запроса (заказы) → выбрать

поля, содержащие повторения (дата поставки) → выбор дополнительных полей для отображения (код

продукта и количество) → ввести имя (дни с несколькими заказами) → готово.

Задача: Создать запрос – повторяющиеся записи для нахождения кодов продуктов, продажа

которых была произведена несколько раз одним и тем же клиентом, с отображением количества

и даты поставки (повторения продуктов и

клиентов).

Перекрестный запрос

Создание запроса, выводящего данные в

компактном формате, подобном формату электронной таблицы

Запрос → Создать → Перекрестный запрос → Выбор таблицы или запроса [заказы] → Выбор полей (не

более трех) значения которых будут использованы в качестве заголовков строк (по порядку сортировки

данных) [код клиента] → Выбор поля для использования его значений в качестве заголовков столбцов

[код продукта] → Выбор вычислений, которые необходимо провести для каждой ячейки на пересечении

строк и столбцов [поле – количество, функция – сумма и вычислить итоговое значение для каждой

строки - флажок] → задать имя запроса [количество продукции по клиентам] → готово.

Задача: создать перекрестный запрос о том какой клиент заказал какую продукция по дате.

Создание запроса с помощью

мастера.

Задача: Создать общий список продуктов с указанием названия, общего количества и стоимости

каждого продукта

«Запрос» → кн. «Создать» → «Конструктор» → «Ок» → добавить все таблицы → Закрыть.

Задача: Создать запрос с помощью конструктора - список клиентов, купленных ими товаров и

общей стоимости каждого товара