Министерство образования Московской области

Гуманитарно-педагогический колледж

ГОУ ВО МО «Государственный гуманитарно-технологический университет»

Методическая разработка конспекта урока

с использованием информационно-коммуникативной технологии

ПМ 02 Организация архивной и справочно-информационной работы

по документам организации

по МДК 02.03 «Методика и практика архивоведения»

на тему: "Соблюдение порядка выдачи дел из архива".

Преподаватель специальных дисциплин

Сологубова С.А.

2016-2017 учебный год

Гр.ДОУА15.А

Дата _______

Конспект урока по теме

«Порядок передачи дел в архив»

Цель урока: формирование у студентов базовых представлений об этапах порядка выдачи

дел из архива

Задачи:

Образовательные:



Раскрыть сущность понятий

лист-заверитель, архивный шифр в рамках новой

темы



Охарактеризовать понятия акт о выдаче документов, карта-заместитель.

Рассмотреть этапы порядка выдачи дел из архива

Развивающие:



Развивать у студентов навыки использования информационно-коммуникативных

технологии в профессиональной деятельности

Воспитательные:



Воспитание

потребности

использовать

информацию

для

решения

субъективно

значимых проблем



Прививать

студентам

правильное

отношение

к

будущей

профессиональной

деятельности в коллективе (слайд 2).

В

ходе

проведения

урока

реализуется

формирование

следующих

профессиональных

компетенций:

профессиональные компетенции (ПК), включающие способность:

ПК 2.2. Вести работу в системах электронного документооборота.

ПК 2.4. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч.

документов по личному составу).

ПК 2.6. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и

практических целях.

общие компетенции (ОК), включающие способность:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять

к ней устойчивый интерес.

ОК

2.

Организовывать

собственную

деятельность,

определять

методы

и

способы

выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и

решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии для

совершенствования профессиональной деятельности.

ОК 9.Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности.

(слайд 4).

Вид урока

Комбинированный урок

Технологии, используемые на уроке

Информационно-коммуникативная

технология

Формы учебной деятельности студентов

Групповая, фронтальная

Основные понятия

О т к р ы т ы е

а р х и в н ы е

д о к у м е н т ы ,

документы ограниченного доступа, сроки

выдачи документов из архива

Материально-техническое оснащение

Компьютер,

интерактивная

д о с к а ,

презентация по теме урока, учебник

Технологические этапы

1.

Организационный этап

2.

Этап подготовки студентов к активному

усвоению знаний

3.

Этап усвоения новых знаний

4.

Этап закрепления новых знаний

5.

Э т а п

и н ф о р м а ц и и

с т уд е н то в

о

домашнем задании и памятка по его

выполнению

Конспект урока

1.

Организационный этап.

Приветствие. Определение отсутствующих. Проверка готовности студентов к

уроку. Организация внимания.

2.

Этап подготовки студентов к активному усвоению

На

прошлом

уроке

мы

с

вами

говорили

об

обеспечении

сохранности

документов АФ РФ

«Мозговой штурм» ответить на вопросы:

1. Каковы требования к помещениям и оборудованию архива?

2.Перечислите режимы хранения документов? Сколько их?

3. Перечислите требования, которые присуще световому режиму?

4. Перечислите требования, которые присуще температурно-влажностному режиму?

5.В чем заключается сущность охранного режима?

6. В чем заключается сущность санитарно-гигиенического режима?

7. В чем заключается сущность сохранности документов?

Делается вывод обучающимися.

Схема опорного конспекта, по которому студенты будут работать в течение урока

(у каждого заготовки ОК на столе)

Тема нашего сегодняшнего урока «Соблюдение порядка выдачи дел из архива».

3.Этап усвоения новых знаний

Объяснение нового материала с опорой на презентацию

Соблюдение порядка выдачи дел из архива.

Выдача архивных документов из архива строго регламентирована. Порядок выдачи

более подробный дан в Правилах работы государственных и муниципальных архивов.

Это объясняется тем, что гос. и муниципальные архивы хранят документы АФ РФ, в

том

числе

уникальные

и

особо

ценные.

Архивы

организаций

хранят

архивные

документы с разными сроками хранения. Но и в первом и во втором случае порядок

выдачи документов должен соответствовать требованиям названных правил.

В гос. и муниципальных архивах архивные документы из архива выдаются только по

письменному разрешению руководства.

Архивные документы, находящиеся на хранении в архивах, делятся по категории на:

Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен

международными договорами, законодательством РФ, распоряжением собственника

или

владельца

документов,

находящихся

в

частной

собственности.

( Правила

организации хранения, учета и использования документов АФ РФ и других архивных

документов в государственных и

муниципальных архивах, музеях и библиотеках,

организациях Российской академии наук. – М., 2007.- с.13). Открытые документы

доступны всем юридическим и физическим лицам (независимо от гражданства)

Документы ограниченного доступа, могут быть доступны в установленном для этой

категории

документов

порядке. Информация

ограниченного

доступа

может

составлять государственную

тайну (и

тогда

обращение

информации

регулируется

Законом РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004);

далее – Закон РФ «О государственной тайне») или конфиденциальную информацию.

(Обеспечение

доступа

пользователей

к

документам

государственных

и

муниципальных архивов РФ и организация пользования ими. М., 2009 – с.13).

Открытые документы выдаются из архивохранилища только с целью их временного

использования:



Пользователями в читальном зале в ходе научных и иных исследований;



Работниками архива или организации в целом, в том числе государственного

или муниципального архива;



Организациями-фондообразователями,

передавшими

свои

архивные

документы в государственный или муниципальный архив;



Правоохранительными

органами,

органами

суда

и

прокуратуры

и

иным

открытые

ограниченного

доступа

уполномоченными органами для выполнения своих функций;



С

целью

проведения

научно-технической

обработки,

направленной

на

улучшение их физического состояния (для реставрации и т.п.)



Архивные дела выдаются

из архива для проведения копирования с целью

создания страхового фонда и фонда пользования. (копирование документов

могут проводиться

сторонними организациями на основании заключенного

договора)

При

выдаче

архивных

документов

из

архивохранилищ

следует

строго

соблюдать

определенные сроки, которые дифференцированы по пользователям:



Для использования документов в читальном зале пользователями – 1 месяц;



Для использования работниками организаций – 1 месяц;



Экспонирования документов на выставке или в течение срока, определенного

договором о проведении выставки – 6 месяцев;



Правоохранительных органов – 6 месяцев;



Органов

суда

и

прокуратуры

(при

выдаче

дел

из

архива

организации

-

фондообразователя) – до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Вывод: продление установленных сроков выдачи архивных документов из архива во

временное пользование допускается с разрешения руководителя государственного или

муниципального

архива

либо

организации

по

письменному

подтверждению

пользователя о сохранности выданных документов.

Рассмотрим более подробно формы бланков документов и их оформление при выдаче

дел

из

хранилищ

(формы

бланков

документов

раздаются

обучающимся

и

дублируются на экране)

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

1.заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации

(приложение 1);

2.актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе

органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 2);

заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

3. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов

(приложение 3):

выдачи дел работникам организации;

выдачи дел в читальный зал;

выдачи дел во временное пользование другим организациям.

4.Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела

на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в

хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого

выданного дела.

5.Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования

(приложение 4).

6. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-

заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и

кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с

указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель

изымается (приложение 5).

Индивидуальная работа за компьютерами: обучающиеся вытягивают листочек, на

которым указана форма из изученных документов. Задача студента

составить

форму документа в электронном виде и заполнить ее.

На работу студентам дается 10 минут. Затем заслушиваются высказывания,

и

делается

вывод.

При

необходимости,

студенты

могут

воспользоваться

поисковыми системами.

После

того,

как

выполнено

задания

и

проверена

правильность

заполнения,

преподаватель предлагает студентам деловую игру.

Работа в группах:

Группа разбивается на 2 подгруппы. Распределяются роли следующим образом:

1 подгруппа обратилась в архив за документами (пользователи).

2 подгруппа выдает из архива им документы (руководитель архива, архивисты).

Итак, мы с вами определили

все этапы выдачи дел из хранилища, рассмотрели

бланки форм документов.

4. Этап закрепления новых знаний

Для

закрепления

новых

знаний

проводится

собеседование

по

вопросам

преподавателя по теме:

1.

Как выдаются дела по личному составу?

2.

Дела выдают из архива для какого использования?

3.

Где регистрируют выдачу дел из архива?

4.

Что делают перед передачей дел?

5.

Куда заносят данные при выдаче и возвращении дел?

6.

Кто может быть заявителем?

7.

При подаче заявления должны быть предоставлены?

8.

В какие сроки рассматривается письменное заявление?

Каждый ответ оценивается преподавателям и в конце урока выставляются оценки

студентам за работу на уроке.

5.Этап

информации

студентов

о

домашнем

задании

и

памятка

по

его

выполнению

В качестве домашнего задания я предлагаю Вам предлагается ознакомится с

материалом учебника стр.317 пункта 15.2 «Причины отказа в выдаче архивных

документов» и составить информационную карту, а также повторить материал,

изученный сегодня и подготовиться к опросу на следующем уроке.

Приложение 1

Форма заказа на выдачу дел

Наименование организации

Название архива

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу дел

Руководитель архива

____________ N ___________ (зав. Читальным залом)

(место составления) Подпись Расшифровка

на выдачу документов подписи

Дата

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного

подразделения)

(тема исследования)

Фонд

N

Опись

N

Ед. хр.

N

Заголовок

ед. хр.

Расписка

пользователя в

получении

Расписка сотрудника

читального зала в

приеме

1

2

3

4

5

6

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма заказа на выдачу дел

(лицевая сторона)

1

2

3

4

5

6

Подпись исследователя

Формат А5 (148 x 210 мм)

Форма заказа на выдачу дел

(оборотная сторона)

Приложение 2

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Наименование организации

АКТ

_____________ N ____________

(место составления)

о выдаче дел во временное пользование

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

Основание ____________________________________________________

Для какой цели выдаются дела _________________________________

Выдаются следующие ед. хр. Из фонда N ________________________

(название фонда)

N

п/п

Опись

N

Ед.

хр.

N

Заголовок

ед. хр.

Крайние

даты

Количество

листов

(время

звучания,

метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всего выдается __________________________________________ ед. хр.,

(цифрами и прописью)

срок возвращения ___________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во

временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать

по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без

разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в

указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае

утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности Наименование должности

руководителя организации, руководителя

выдающего дела организации-получателя

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Гербовая печать организации Гербовая печать организации

Выдал дела по поручению руководства ______________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял дела по поручению руководства _____________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 3

Форма книги выдачи дел из хранилища

Наименование организации

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ____

Начата __________

Окончена ________

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма титульного листа книги выдачи документов

N

п/п

Дата

выдачи

Фонд

N

Опись

N

Ед. хр.

N

Кому

вы-

дано

Расписка

в полу-

чении

дела

Дата

воз-

врата

дела

Расписка

в воз-

вращении

дела

При-

меча-

ние

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итого в _______ году выдано из хранилища N _______________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 4

Форма листа использования документов

Наименование организации

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N _______________ Опись N ______________ Дело N _____________

Заголовок дела ___________________________________________________

Дата

исполь-

зования

Кому выдано:

фамилия, ини-

циалы (раз-

борчиво)

Характер использования

(копирование, выписки,

просмотр и др.)

N исполь-

зованных

листов

Подпись

лица, ис-

пользо-

вавшего

дело

1

2

3

4

5

Формат А4 (210 x 297 мм)

Приложение 5

Наименование предприятия

Наименование структурного подразделения

Карта заместитель дела

Дело ___________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временное пользование

Ф.И.О.

пользователя

Дата

выдачи

Дата

возврата

1

2

3