Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

«Байконурский электрорадиотехнический техникум имени М.И. Неделина»

(ГБ ПОУ «БЭРТТ»)

Статья

на тему: «Игровые технологии

в процессе подготовки делопроизводителей и архивистов»

Подготовила преподаватель специальных дисциплин:

Шиндауова Пируза Ибраевна

Байконур, 2019

Игровые технологии

в процессе подготовки делопроизводителей и архивистов

Повышение эффективности обучения является одной из самых актуальных в

процессе подготовки делопроизводителей и архивистов.

При

нынешнем

состоянии

рынка

труда

появилась

необходимость

в

специалистах, которые обладали бы не только профессионализмом, но были бы

конкурентоспособными,

мобильными

в

обучении,

работе,

могли

бы

быстро

адаптироваться к изменяющимся ситуациям в организациях, предприятиях, фирмах.

В решении задач по формированию специалистов среднего звена, которые

отвечали бы требованиям сегодняшнего дня, помогают активные формы и методы

обучения

на

междисциплинарных

курсах

как:

«Методика

организации

делопроизводства», «Документационное обеспечение управления» и «Методика и

практика архивоведения».

Одним

из

лучших

способов

организации

активного

общения

на

уроке

считается

деловая

игра.

Игра

–

это

вид

деятельности

в

условиях

ситуации,

направленных

на

воссоздание

и

усвоение

общественного

опыта,

в

котором

складывается и совершенствуется самоуправление поведением. В игре задаваемой и

организуемой

преподавателем

обучающиеся

имитируют

профессиональные

функции делопроизводителей, архивистов и секретарей.

В

процессе

подготовки

делопроизводителей

и

архивистов

эффективность

обучения значительно повышается при использовании деловых игр. Игры позволяют

внести

разнообразие,

интерес

к

дисциплине,

влияют

на

развитие

творческого

потенциала обучающегося.

Объектом, которое моделируется с игре может быть организация (учреждение,

предприятие,

фирма,

архив),

а

также

процесс

(оформления,

согласования,

регистрации

документа,

формирования

дел,

составления

номенклатуры

дел,

принятия решений).

В

деловых

играх

на

основе

игрового

замысла

моделируются

жизненные

ситуации:

игра

предоставляет

обучающимся

возможность

побывать

в

роли

секретаря, делопроизводителя, архивиста, руководителя.

В процессе проведения деловой игры указывается деятельность должностных

лиц, которые моделируются в игре, аудитория на которую ориентирована.

В процессе использования деловых игр значительно укрепляется связь между

преподавателем

и

обучающимися,

раскрывается

творческий

потенциал

каждого

студента. Для проведения деловой игры необходимо подготовить сценарий, где

дается

характеристика

объекта

деловой

игры,

устанавливаются

роли,

характеризуются правила игры. Таким образом, осуществляется психологическая

адаптация учащихся друг к другу, что способствует улучшению взаимоотношения

студентов и формирует у них дух состязательности и взаимопомощи. Также игровая

обстановка отражает принципиальные решения при оформлении и использовании

документов,

пути

его

доставки

от

одного

предполагаемого

структурного

подразделения

в

другое,

при

формировании

дел,

при

проведении

экспертизы

ценности документов, при составлении номенклатуры дели т.д.

Основное значение игры как вида общения состоит в том, что новые знания

получаются

в

результате

постоянного

диалога,

столкновений

разных

мнений

и

позиций, взаимной критики предположений, их обоснования и закрепления.

Для проведения деловой игры необходимо учитывать основные принципы,

которые

заключаются

в

полном

погружении

обучающихся

в

проблематику

моделируемой

в

игре

организационной

системы;

в

постепенности

вхождения

участников деловой игры в экспериментальную ситуацию; в равномерной нагрузке;

в правдоподобии экспериментальной ситуации; в участии первого руководителя.

В

учебном

процессе

применяются

различные

модификации

деловых

игр,

среди

которых:

имитационные

игры,

операционные

игры,

исполнение

ролей,

«деловой театр».

При проведении имитационных игр на занятии имитируется деятельность

какой-либо

организации,

предприятия

или

фирмы,

структурного

подразделения,

например, отдела кадров, архива, канцелярии. Имитироваться

могут конкретная

деятельность инспектора по кадрам, заведующего канцелярией или архивиста и

обстановка

в

которой

осуществляется

деятельность

того

или

иного

сотрудника

предприятия.

Для

этого

разрабатывается

сценарий,

в

котором

описываются

структура

организации

и

назначение

каждого

должностного

лица,

функции

выполняемые ими.

При

проведении

операционных

игр

отрабатываются

конкретные

специфические операции, например, методика согласования документа, методика

проведения экспертизы ценности документов или последовательность утверждения

документа, также методика формирования дел или процесс передачи документов на

архивное хранение. Здесь имитируются реальные условия, которые моделируют

соответствующий рабочий процесс.

При

исполнении

конкретных

ролей

отрабатываются

тактика

проведения

действий, выполнение функций и обязанностей конкретного должностного лица.

Для этого разрабатывается рабочая ситуация, между студентами распределяются

роли с содержанием обязанностей того или иного работника.

Аналогично при применении «Делового театра» вместе с распределением

ролей

разыгрывается

ситуация,

поведение

человека

в

этой

обстановке,

где

обучающийся

должен

показать

свои

знания,

навыки,

суметь

вжиться

в

образ

определенного лица, оценить обстановку и найти правильную линию поведения.

Целью

метода

инсценировки

является

–

научить

обучающихся

ориентироваться в различных обстоятельствах, оценивать свое поведение, учитывать

возможности других участников, устанавливать контакт с другими обучающимися,

влиять на их интересы, не прибегая к приказу. Для этого метода составляется также

сценарий с описанием той или иной ситуации, функции и обязанности действующих

лиц, их задачи.

Игру

как

метод

в

современном

учебном

процессе

можно

использовать

в

качестве целого урока или его части (введения, закрепления, объяснения, контроля),

а

также

при

проведении

внеаудиторной

работы

(Неделя

цикловой

комиссии

специальности

46.02.01

«Документационное

обеспечение

управления

и

архивоведение»).

Применение

технологий

деловой

игры

требует

тщательной

подготовки

и

состоит из множества этапов, таких как этап подготовки, этап ввода в игру, этап

проведения игры, этап анализа, обсуждения и оценки результатов игры.

При подготовке деловой игры необходимо разработать сценарий – условного

отображения ситуации и объекта. В содержание сценария необходимо включить:

цель знания, описание изучаемой проблемы, план деловой игры, общее описание

процедуры игры, и характеристика действующих лиц.

Далее

необходимо

ввести

в

игру,

ориентировать

участников

и

экспертов,

определить

режим

работы,

выбирать

ситуацию

и

формировать

главную

цель

занятия, после чего, выдаются пакеты материалов, правила, инструкции, задания.

Собирается

дополнительная

информация.

При

необходимости

участники

могут

получать консультацию экспертов и ведущего, совершать предварительные контакты

между участниками. Отказываться от выбранной по жребию роли, выходить из

игры, пассивно относиться к игре, нарушать этику и регламент запрещается.

При этапе проведения игры никто не имеет права вмешиваться в процесс и

изменять ее ход. Только ведущий может корректировать действия участником при

отклонении от роли. При анализе и оценивании результатов игры дается время для

защиты обучающимися своих решений, буклетов, презентаций, выводов, для обмена

мнениями

и

выступления

экспертов.

В

заключении

подводятся

итоги

игры

и

достигнутых результатов, отмечаются ошибки, и подводится окончательный итог

занятия.

Предлагаю сценарий деловой игры: «Подготовка и передача документов в

архив организации».

Цель игры: создать пакет архивных документов, подлежащих передачи в архив

на хранение.

Оформлять и проверять правильность формирования и оформления дел

при передаче на архивное хранение в соответствии с действующими правилами.

Для дальнейшего продвижения деловой игры проводится процесс обучения,

где создаются две команды, которые получают карточку-задание с производственной

ситуацией.

С учетом теоретических знаний и практических навыков, приобретенных в

течение учебного года, а также с учетом индивидуальных особенностей каждого

студента на карточке дано дифференцированное задание.

Дифференцированное задание:

1) для первого варианта - подготовить и оформить подшивку или переплет дела;

2) для второго варианта - составить внутреннюю опись документов личного дела

работника;

3) для третьего варианта - оформить нумерацию листов дела;

4) для четвертого варианта - оформите обложку личного дела работника;

5) для пятого варианта - составьте лист - заверитель дела работника; оформите

обложку дела временного (свыше 10 лет) хранения;

6) для шестого варианта - невостребованные личные документы (удостоверения

личности, трудовые книжки, военные билеты) вложите в конверт и подшейте в дела.

Объяснение хода игры и правил выполнения задания

В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10

лет)

хранения

и

по

личному

составу.

Дела

со

сроком

хранения

до

10

лет

включительно

передаче

в

архив

организации

не

подлежат.

Они

хранятся

в

структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат

уничтожению.

В

архив

передаются

документы

организаций-предшественников,

а

также

документы ликвидированных подчиненных организаций.

Перед сдачей документов на архивное хранение необходимо оформить их в

соответствии

с

требованиями

Основных

правил

работы

архивов

организаций.

Оформление дел, подлежащих сдаче в архив, проводится работниками службы ДОУ

организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входит

заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива

организации.

Передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению. Весь процесс

проведения деловой игры для подготовки делопроизводителей и архивистов делим

на два этапа.

На

этом

этапе

обучающимся

выдается

список

источников

и

литературы,

необходимой для подготовки документов к сдаче в архив. Выполнение заданий

распределены по вариантам, указанным выше.

Далее

перед

началом

деловой

игры

выдается

задание

каждому

варианту,

указанным в дифференцированном задании:

1.

Подготовить и оформить подшивку или переплет дела.

2.

Оформить нумерацию листов дела.

3.

Составить лист-заверитель дела:

3.1 Составьте лист - заверитель дела работника.

При выполнении практического задания используйте текст задания и форму

листа-заверителя дела.

Текст задания:

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 227 (двести двадцать семь) листов,

отсутствуют литерные листы и пропущенные номера. Внутренняя опись на 4 листах.

Имеется физические повреждения (разрывы и склейки) – лист 21, лист 27, вложена

копия взамен утраченного подлинника (акт об утрате от 02.09.2007) лист – 201.

Форма листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Наименование должности

работника

Личная подпись

Расшифровка

подписи

00.00.0000

3.2 Составьте внутреннюю опись документов личного дела работника (Копии

документов заранее выдаются вместе с пакетом документов).

При выполнении практического задания используйте текст задания и форму

внутренней описи документов дела.

Во внутреннюю опись личного дела включите заголовки документов, данные в

тексте задания.

Текст задания:

Трудовой договор. Копия заявления о приеме на работу. Копия приказа о приёме на

работу. Копия пенсионного страхового свидетельства. Копия диплома о среднем

профессиональном образовании. Копия свидетельства о заключении брака. Личный

листок по учёту кадров.

Дополнение к личному листку. Аттестационный лист.

Заявление о переводе на другую должность. Копия приказа о переводе на другую

должность. Дополнительное соглашение к трудовому договору.

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № __________

№

п/п

Регистрационный

индекс документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера

листов дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

Итого ___________________________________________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

Личная подпись

Расшифровка подписи

00.00.0000

4.

Оформить обложку дела (уточнить название организации, регистрационный

индекс дела, крайние даты дела, заголовки дел).

4.1 Оформите обложку личного дела работника

При выполнении практического задания используйте текст задания и форму

обложки дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Текст задания:

Закрытое акционерное общество «Метеорит». Отдел кадров. Меньшиков Сергей

Николаевич. Дата заведения личного дела – 15 сентября 1999 г. Дата окончания – 17

ноября 2009 года. Хранить 50 лет.

4.2. Оформите обложку дела временного (свыше 10 лет) хранения.

При выполнении практического задания используйте текст задания и форму

обложки дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

Текст задания:

Общество

с

ограниченной

ответственностью

«Лотос».

Отдел

кадров.

Приказы

руководителя организации по личному составу (о приеме, увольнении, переводе) с

№ 1/к по 147. Крайние даты дела: 14 января по 30 июня 2008 года. Количество

листов в деле – 243.

5.

Дело

подшить

на

четыре

прокола

в

твердую

обложку

из

картона

или

переплести с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат,

виз, резолюций на них. При подготовке дел к подшивке удалите металлические

скрепления (скрепки, булавки) из документов.

6.

Невостребованные личные документы (удостоверения личности, трудовые

книжки, военные билеты) вложите в конверт и подшейте в дела.

Такая постановка деловых игр дает возможность вернуться к ней при изучении

различных тем. Например, обучающие вновь становятся работниками канцелярии,

отдела кадров, структурных подразделений организаций, архивистами. Это очень

востребовано

при

закреплении

умений

и

навыков,

полученных

по

междисциплинарным

курсам

при

оформлении

номенклатуры

дел

структурных

подразделений

или

сводных

номенклатур

дел,

при

формировании

дел,

при

проведении экспертизы ценности документов, при создании бланков организации,

составлении коммерческой корреспонденции, оформлении приема на работу, при

изучении документооборота организации.

Также,

развивая

творческий

потенциал

обучающихся

при

изучении

новой

темы, можно предложить самостоятельно моделировать игровые ситуации.

Консультирование и наблюдение за ходом выполнения задания

1)

Проверка правильности составления и оформления документов.

2)

Анализ

самостоятельной

работы

студентов;

акцентирование

внимания

на

особенности оформления документов.

3)

Анализ работы студентов по достижению поставленной цели.

4)

Оценка положительных и отрицательных моментов.

Рефлексия

1)

Проверка

правильности

выполнения

задания

осуществляется

путем

коллективного обсуждения и путем проверки правильности ответов с помощью

эталонов-образцов документов.

2)

Анализ работы учащихся по достижению поставленной цели.

3)

Оценка положительных и отрицательных моментов.

4)

Объявление оценок и комментарии к ним.

Таким образом, проведение деловых игр служит достаточно эффективным

средством активизации учебной деятельности студентов. Для создания деловых игр

требуется согласованность всех преподавателей специальных дисциплин. Организуя

уроки деловой игры, педагоги оценивают умения и навыки обучающихся, помогают

в

создании

деловых

ситуации,

в

разработке

сценариев,

тем,

особенно

это

проявляется при проведении предметно-цикловой комиссии специальности 46.02.01

«Документационное обеспечение управления и архивоведение». Знания только тогда

являются прочными, когда они закреплены на практике, в этом нам помогают уроки

«Учебной

практики».

Также

можно

с

уверенностью

утверждать,

что

знания

приобретенные

усилиями

своей

мысли,

стараниями

станут

более

полезными

и

прочными.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному

и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования

к оформлению документов».

2.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся

в

процессе

деятельности

государственных

органов,

органов

местного

самоуправления

и

организаций,

с

указанием

сроков

хранения»

подготовлен

в

соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2010 г.

3.

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в

Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004,

№ 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2008, № 20, ст. 2253)

4.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования

документов

Архивного

фонда

Российской

Федерации

и

других

архивных

документов – М.: 2014

5.

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 //

Отечественные архивы. 2014. № 4. С. 12-19

6.

Алексеева Е.В. и др. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования:

Учеб. пособие для сред. проф образования /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М.

Бурова; Под ред. В.П. Козлова. - М.: ПрофОбр- Издат, 2002

7.

Алексеева

Е.В.,

Афанасьева

Л.П.,

Бурова

Е.М.,

Осичкина

Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценных

документов //

Секретарское дело. 2012. №1. С. 14-19

8.

Алексеева

Е.В.,

Афанасьева

Л.П.,

Бурова

Е.М.,

Осичкина

Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи // Секретарское дело.

2011. № 2, С. 24-29

9.

Вестник среднего профессионального образования. «Влияние деловых и

ролевых игр на обучающихся» № 12 - 2012 – 3 с.

10.

Галахов

В.В.

Делопроизводство:

Образцы,

документы.

Организация

и

технология работы. – 3-е изд., - Москва: Проспект, 2011

11.

Методические

рекомендации

по

фондированию

документов

в

государственных муниципальных архивах РФ. М., 2014

12. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел.

М., 2015

13. Зуева Е.Н. Деловые игры в процессе обучения – Журнал Секретарское

дело № 1 – 2004 - 59-61с.

14. Делопроизводство в службе персонала: практ. пособие / Е.А. Новиков. –

Москва: Омега-Л, 2006. – 352 с.

15. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: практ. пособие. – М.: ТК Велби,

Изд-во Проспект, 2006. – 400 с.